Los usuarios deben solicitar una cita para acceder al archivo. Para ajustar mejor su búsqueda, conviene que realicen una investigación preliminar con otras fuentes.
Para que los usuarios se acerquen mejor a los materiales del Museo, suele ser útil que conozcan el significado técnico de algunos términos, según la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (g).
Documento: “Información que ha quedado registrada de alguna forma con independencia de su soporte o características”
Fondo: “Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor”.
Organización: “Procedimiento físico e intelectual, así como su resultado, consistente en analizar y disponer los documentos de acuerdo con los procedimientos archivísticos”
Procedencia: “Relación existente entre los documentos y las organizaciones o personas físicas que los han producido, acumulado, conservado y utilizado en el desarrollo de su propia actividad.”
Serie: “Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad; que tienen una forma particular; o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o utilización. La serie se denomina también serie documental.”
Subfondo: “Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada subfondo tiene a su vez tantos subfondos subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la unidad administrativa primaria subordinada.”
